Организация переезда в новый бизнес-центр

Сотрудников стало меньше, и большой офис не нужен? Компания расширяется, и для работы потребовалось много пространства? Намечается переезд в новый бизнес-центр. Как сделать его наименее затратным и максимально быстрым?

Готовьтесь заранее

Чтобы сохранить имущество, сразу начать работать в офисе в новом бизнес-центре и сократить издержки, планируйте переезд заранее:

1. Начинать нужно, даже если новое помещение еще не найдено. За пару месяцев составьте список оборудования, мебели и другого имущества, которое будете перевозить на новое место. Это нужно, чтобы перевозчик смог рассчитать стоимость услуг, а заказчик смог во время работы контролировать, всё ли перевезено.
2. Составление списка имущества можно объединить с инвентаризацией. Если не хотите заморачиваться, вызовите менеджера мувинговой компании – он подготовит список. В крупных компаниях стоимость таких услуг включена в оплату переезда.
3. Распланируйте покупки. В помещении большей площади понадобится больше мебели, оборудования, возможно, декора. Продумайте рассадку сотрудников и сопоставьте их число с имеющейся офисной мебелью, компьютерами, оргтехникой.

Если вы уже присмотрели офис в новом бизнес-центре, узнайте, чего в нём не хватает непосредственно для вашей компании и докупите необходимое.

Согласуйте переезд с сотрудниками

Чтобы рационально организовать рабочее пространство, заранее продумайте, где будет сидеть каждый из сотрудников. Решите, каким образом в новом офисе расставить мебель так, чтобы оставались проходы и места для техники. Составленный план покажите коллегам до переезда. Обсудите с сотрудниками время и дату. Возможно, кто-то предложит свою помощь.

Упакуйте имущество

Чтобы всё осталось в целости, каждый предмет интерьера и техники правильно упакуйте. Личные вещи сотрудники могут собрать самостоятельно. Проверьте, чтобы в наличии были плёнка, скотч, коробки. Специалисты мувинговой компании, если вы обратились к ним, сделают всё самостоятельно.

Упаковку документации, мебели, компьютеров, оргтехники лучше доверить специалистам. Это обезопасит имущество, а сотрудников избавит от ненужных хлопот. Если решили сделать это своими силами, выбирайте плотные упаковочные материалы:

• коробки из трехслойного картона;
• скотч;
• пузырчатую пленку.

С упаковкой мебели одному человеку не справиться, поэтому понадобится помощь нескольких коллег или специалистов мувинговой компании.

Обсудите переезд с арендодателем

Решите организационные и финансовые вопросы с управляющей компанией нового бизнес-центра до момента переезда:

• закажите пропуска для сотрудников фирмы и автомобилей;
• получите разрешение на пользование парковкой, в том числе для грузового транспорта;
• согласуйте погрузочные работы, пользование грузовыми лифтами.

Убедитесь, что не осталось задолженности по арендной плате или коммунальным платежам в прежнем офисе.

Если вы обратились к подрядчику, он возьмет на себя основные хлопоты по переезду – упаковку и распаковку имущества, погрузку и разгрузку, расстановку мебели и техники в новом помещении. Если переезжаете своими силами, попросите помощи у коллег.