Учет в программе для курьеров
Курьеры могут автоматизировать свою внутреннюю деятельность, включая оформление заявок на доставку посылок и корреспонденции, формирование сопроводительных документов и отчетности, составляемой на основании рабочих показателей и статистического учета, который ведет программа автоматизации.
Автоматизированная система учета состоит из трех структурных блоков, текущие рабочие данные находятся только в одном, предназначенном для ввода информации работниками курьерской службы, к двум другим предоставлен информационно-ознакомительный доступ, так как в них содержатся важные для работы службы сведения.
Принимаемые на доставку заявки собраны в папке Доставка и детализируют описание заказов. Каждая заявка имеет свой статус, который визуально показывает этап ее исполнения или наличие задолженности. По мере выполнения работ по заявке ее статус периодически меняется. Детализация заявки состоит из трех вкладок, вполне подробно дающих представление о ее состоянии: Расчет услуг, Оплата, Расходы.
Расчет услуг производится программой для курьеров автоматически согласно прайс-листу курьерской службы, при этом могут быть применены скидки и наценки, например, за срочность. При оформлении новой заявки открывают электронную учетную форму, которая автоматически датирована текущей датой, дату доставки выбирают вручную в выпадающем из соответствующей ячейки календаре. Тут же указывают наценку и заказчика, которого в обязательном порядке следует выбрать в клиентской базе, но никак не вводить с клавиатуры.
В случае, если заказчик из новеньких, его оперативно регистрируют, добавляя в базу вместе с персональными и контактными данными. Загружая клиента в форму заявки, мы автоматически подключаем к ней сведения о нем и его предыдущих заказах, поэтому при указании в заявке иных подробностей о доставке, в частности, адреса отправителя или получателя, данные достаточно выбрать из выпадающих списков в нужных ячейках, куда система учета успела имеющиеся в ней сведения.
Курьера выбирают из выпадающего списка сотрудников. Предмет заявки выбирают аналогичным образом или, при отсутствии нужного наименования, вводят вручную, добавляя вес груза. Вкладка Оплата отображает все платежи по данной заявке, а вкладка Расходы, соответственно, фактические затраты. Горячие клавиши помогут оперативно сформировать квитанции и доставочный лист.
